CRM modulok

Ügyfélnyilvántartás

A CRM egy központi helyen kezeli a cég-információkat. A cégstátusztól függően különböző adatokat:

Potenciális ügyfél
Ügyfélre vonatkozó marketing adatok: név, cím, elérhetőségek, kapcsolattartók, tevékenységi kör, alkalmazotti létszám, mérleg adatok
Ezen adat cégenként manuálisan rögzíthető vagy adatbázis-szolgáltatóktól megvásárolható és importálható a rendszerbe.
Aktív ügyfél
A marketing adatok kiegészülnek a megrendelés/szerződés adataival,
Az ügyféllel kapcsolatos elektronikus és papír alapú dokumentumok tárolásra kerülnek (levelezések, ajánlatok, szerződések, emailek, faxok, stb.);
Inaktív ügyfél - az elmúlt időszakban nem forgalmazott. Az utolsó időszak eseményei, forgalma.

Meghatározható, hogy a munkatársak csak azon adatokhoz férjenek hozzá, amelyekre feladataik elvégzéséhez szükségük van. Ezt azonban jogosultság függvényében a nap bármely órájában, akár a munkahelytől távol is megtehetik.

Lekérdezés generátor

A rendszer felhasználói, a kívánt (tetszőleges szempontú) listát a lekérdezési feltételek megadásával (adat mezők kiválasztása, szűrési feltételek megadása, sorrend beállítása) saját maga állíthatja elő. A lekérdezési feltételek természetesen elmenthetőek és így másodszor már gyorsabban elkészíthetőek. A lista képernyőre, nyomtatóra ill. excel fájl-ba is kérhető.

Ügyfélkapcsolat

” Ma már nem a nagy hal eszi meg a kicsit, hanem a gyors a lassút.”

Ezen funkció azon Cégek számára hasznos, akik több partnerrel, ügyféllel tartanak kapcsolatot. A modul segítségével egyedi vagy csoportos – e-mail, fax, SMS – üzenetet, hírlevelet gyorsan, költség hatékonyan lehet elküldeni.

A beépített grafikus szövegszerkesztő gondoskodik a hírlevelek gyors és egyszerű elkészítéséről. A levélben küldhetők képek, linkek, bannerek, és egyéb csatolt fájlok. A hírlevél küldése előtt a cégnyilvántartás modulban választható ki, hogy melyik cégnek, cég-csoportnak és milyen kommunikációs csatornákon küldjük ki az aktuális üzenetet. A sikeres kézbesítésről (email, fax, SMS) visszaigazolás készül.

Értékesítés támogatás

Az értékesítés támogató modul megkönnyíti a potenciális vevők és az értékesítési lehetőségek nyilvántartását, valamint az értékesítés eredményeinek mérését és előrejelzését. Rögzíti és visszakereshetővé teszi a vevőkkel folytatott kommunikációt, és automatizálja az értékesítési folyamat egyes szakaszait. Mindezekkel gyorsabbá válnak az értékesítési ügyleteket, valamint javuk a sikeres üzletkötések aránya és az ügyfélmegtartás szintje

Teljes és átfogó kép a vevőkről:

Kapcsolattartók adatai,
eddigi üzenetváltások és közlemények (mikor, kivel, mit),
ajánlatok, nyitott ajánlatok, függő megrendelések,
visszahívás emlékeztető.

A potenciális vevők kezelése, értékesítési folyamat kezelése: A potenciális vevők adatainak rögzítése és nyilvántartása, üzletkötő megbízása a megkereséssel. Az értékesítési lehetőségek nyilvántartása; az értékesítés folyamata teljes értékesítési ciklus során végigkövethetők. Az értékesítési folyamat egyes szakaszai munkafolyamatok, szabályok segítségével automatizálhatók.

Értékesítési háttéranyagok: Az értékesítési és marketinges háttéranyagokból közösen használható, kereshető könyvtárat lehet összeállítani, amelynek tartalma igény szerint módosítható. A könyvtárban például prospektusokat, tanulmányokat és a versenytársakra vonatkozó információkat lehet tárolni.

Kimutatások: A számos különböző kimutatás megtekintése, szűrése és rendezése segítséget nyújt a trendek felismerésében, az értékesítési tevékenységek eredményeinek mérésében és előrejelzésében, az értékesítési folyamatok nyomon követésében, valamint az üzleti teljesítmény kiértékelésében.

Ügykövetés, Feladatkezelés

Az ügykövetés, feladatkezelés modul támogatásával a munkatársak, vezetők folyamatosan nyomon követhetik (saját és/vagy beosztott munkatársaik) feladatait.
A cégen belüli tevékenységek munkafolyamat(ok)ra azon belül pedig egymásra épülő feladatokra/eseményekre bontható. Egy-egy eseménnyel, feladattal kapcsolatosan az alábbi információk kerülnek megadásra:

Ügyfél megnevezése (listboxból választható);
Feladat megnevezése (listboxból választható);
Időpontok - kezdés dátuma, - határidő, - teljesítés dátuma;
A feladat státusza (folyamatban, lejárt, kész) melyet a rendszer generál;
A feladat intézője/felelőse;
Egyéb megjegyzés/leírás a feladattal kapcsolatosan .

Az elvégzett és jövőbeni feladatok naptárban bejegyezve, határidő-napló szerűen tekinthetőek meg.

Automatikus feladat generálás.
Amennyiben a munkafolyamat egymásra épülő feladatai definiálásra kerülnek, elegendő csak a teljesítés időpontját megadni, a következő feladat automatikusan generálódik.

Lekérdezés generátor
A rendszer felhasználója, a kívánt (tetszőleges szempontú) listát a lekérdezési feltételek megadásával (adat mezők kiválasztása, szűrési feltételek megadása, sorrend beállítása) saját maga állítja elő.

A lekérdezési feltételek természetesen elmenthetőek és így másodszor már gyorsabban elkészíthetőek.
A lista képernyőre, nyomtatóra ill. excel fájl -ba is kérhető.

Dokumentumkezelés

Dokumentum-generátor
A dokumentum-generátor automatizálja az eddig sablon dokumentumon alapuló szövegszerkesztőben manuálisan készített dokumentumok elkészítését:
pl.: előterjesztés, ajánlat, szerződés, jelentés, munkalap, stb.
A Dokumentum elkészítéshez egyrészt az akár szövegszerkesztőben szerkeszthető minta sablonra/biancóra másrész a biancóba kerülő változó adatokra van szükség – melyek a cégnyilvántartás modulban kerülnek rögzítésre. Az egyesített dokumentum lehet doc, xls ás pdf formátumúak. A generált dokumentumok előnyei:

Garantált, hogy amennyiben jó a dokumentum minta a generált dokumentum (pl. szerződés) is jó lesz.
Amennyiben pdf formátumban készül a generált dokumentum nem módosítható az eredeti (csak újra generálással)
Több dokumentum típus előállítása esetén (pl. ajánlat, szerződés) a közös változó adatokat csak egyszer kell megadni, minden dokumentumba automatikusan bekerül.

Dokumentum-tár
A dokumentumok elektronikus tárolását és gyors visszakeresését oldja meg oly módon, hogy a felhasználó minden esetben saját feltételrendszer szerint jusson a tárolt dokumentumhoz (témakörökre, mappákba rendezve). A rendszer kifinomult jogosultság kezeléssel és adatbiztonsági védelemmel rendelkezik.

Dokumentumokkal kapcsolatos funkciók/műveletek - jogosultság szint függvényében:

Feltöltés, Módosítás, Törlés;
Verzió követés (verziók megjelenítése)
Mappákra és/vagy dokumentumokra előfizetés kérés, melyet a felhasználó állít magának.
(email értesítés a dokumentum változásról)
Keresés: szabadszavas (doc., xls., pdf esetén a dokumentum tartalmában is )
Jogosultságnak megfelelően megjelenítve az eredményt
Naplózás (ki, mikor, mit): Dokumentum feltöltés, letöltés, törlés naplózása

Workflow

A Workflow modul segítségével gyorsan és szemléletesen kialakítható szinte bármilyen engedélyezési vagy egyéb munkafolyamat.
Elektronikus levelezésen alapul, így a továbbítás, sürgetés figyelmeztetés feladatairól email (szükség esetén SMS vagy fax ) értesítés megy.
A felhasználók ellenőrizhetik, hogy áll az általuk indított folyamat éppen milyen státuszban van.

Workflow Engine
A Workflow Engine vezérli a folyamatokat. Amint valaki elindít egy folyamatot, vagy befejez egy munkafolyamat-lépést, a folyamat következő résztvevője értesítést kap, hogy a munkafolyamat hozzá érkezett. Automatikus lépések is definiálhatók a rendszerben (pl. ha a munkafolyamat végeredménye egy szerződés, azt automatikusan elküldi a másik félnek). Az egyes lépésekben végrehajtott műveletek könnyen testre szabhatók, egy automatikus munkafolyamat-lépésben nagyon sok mindent definiálható A Workflow visszakereshető módon tárolja a munkafolyamat lépéseit:

Felhasználói adatbázis
A Workflow szervezeti adatbázisa tartalmazza a munkafolyamat lényeges szervezeti információit:
Személyeket, Munkacsoportokat, Hierarchikus vállalati osztályokat, Szerepköröket (pl. készítő, ellenőrző, jóváhagyó),Kapcsolatokat (pl. “ki a managerem”)

Munkafolyamat-tervező
A munkafolyamatok szerkesztése lényegében a tevékenységek paramétereinek beállítását (pl. ki végezheti, milyen feladatokat kell elvégezni ebben a lépésben stb) jelenti. A Workflow folyamataiba olyan elágazások illeszthetők be, amelyek feltételt is tartalmaznak. A feltételnek teljesülésétől függ, hogy a munkafolyamat melyik ágra terelődik.

A rendszer lehetővé teszi az egyes munkafolyamat-lépések időzítését.
Beállítható, hogy mennyi időt vesz igénybe az adott lépés.
Beállítható, hogy a lépés tervezett befejezését megelőző időben küldjön figyelmeztetést a rendszer, vagy a határidő után.
Beállítható ismétlődő üzenet is – amíg nem fejeződik be a tevékenység, akár óránként küldhet figyelmeztetést a munkafolyamat-lépés felelősének.
A munkafolyamat bármely pontján automatikusan küldhető értesítés a munkafolyamat kezdeményezőjének vagy más személynek.